Schon wieder neue Pflichten, wo die meisten Unternehmer noch mit den alten kämpfen – so lässt sich das Thema Kassenführung derzeit auf den Punkt bringen. Bereits in den Vorjahren wurde eine ganze Fülle von Vorschriften für elektronische Kassensysteme erlassen und zum 01.01.2020 treten weitere Verschärfungen in Kraft: Nach dem „Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen“ (Kassengesetz) müssen alle elektronischen Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet werden, die Manipulationen unterbindet. Außerdem müssen die Kassen in der Lage sein, für jeden Geschäftsvorfall einen Beleg auszudrucken, und die Nutzer müssen den Finanzämtern die Art und die Anzahl der eingesetzten Kassen melden.
Zwar beanstandet es die Finanzverwaltung nicht, wenn aufrüstbare elektronische Kassensysteme bis zum 30.09.2020 ohne zertifizierte TSE betrieben werden. Zugleich pocht sie aber auf eine „umgehende Durchführung“ der notwendigen Aufrüstungen durch die Kassennutzer und „eine unverzügliche Erfüllung“ der rechtlichen Voraussetzungen. Denn das Kassengesetz gilt ja trotzdem. Deshalb geben wir Ihnen auf den folgenden Seiten einen Überblick über die Anforderungen, die Sie ab 2020 erfüllen müssen und begleiten Sie Schritt für Schritt durch die Vorbereitungen. Gerne stehen wir Ihnen auch für Ihre individuellen Rückfragen zur Verfügung.
Anforderungen an elektronische Kassensysteme
Seit 2017 müssen elektronische Kassen den folgenden Anforderungen der Finanzverwaltung genügen:
- Alle Geschäftsvorfälle müssen einzeln aufgezeichnet werden.
- Die Erfassung der Geschäftsvorfälle darf nicht unterdrückt werden können.
- Die aufgezeichneten Daten müssen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sein.
- Alle Änderungen bei Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdaten müssen aufgezeichnet werden.
- Alle elektronisch erzeugten Belege sind unveränderbar und vollständig aufzubewahren.
- Alle Kassenaufzeichnungen sind zehn Jahre lang zu archivieren.
Hinweis: Die aufzuzeichnenden Daten sind bei Registrierkassen in der Regel auf einer internen SD-Karte gespeichert. Diese Karte regelmäßig auszulesen und die Daten separat zu archivieren, ist jetzt schon oberste Pflicht. Unterbleibt es, werden die Daten nämlich oftmals schlicht überschrieben, sobald die Karte voll ist. Bei einer späteren Prüfung fehlen dann unter Umständen ganze Geschäftsjahre. Wenn dieser Aspekt bei Ihnen noch ungeklärt sein sollte, ist es jetzt höchste Zeit zu handeln.
Ab 2020 kommen laut Kassengesetz die folgenden Verschärfungen für Kassenbetreiber hinzu:
- Alle elektronischen Kassensysteme müssen mit einer TSE ausgerüstet sein, die vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert worden ist.
- Ihre Kasse muss in der Lage sein, für jeden einzelnen Geschäftsvorfall einen Beleg an den Kunden auszugeben.
- Alle im Unternehmen genutzten Kassensysteme müssen dem Finanzamt gemeldet werden.
Hinweis: Eine Pflicht, ein elektronisches Kassensystem zu betreiben, gibt es auch ab 2020 nicht. Eine offene Ladenkasse – etwa eine Schublade mit Fächern oder eine Geldkassette – zu verwenden bleibt weiterhin ausdrücklich erlaubt.
Zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung
Die wichtigste – und zurzeit noch problematischste – gesetzliche Neuerung ist die Vorschrift, dass bis auf weni¬ge Ausnahmen ab 2020 alle elektronischen Kassen über eine TSE verfügen müssen. Die TSE besteht aus drei Teilen:
- Ein Sicherheitsmodul gewährleistet, dass sämtliche Kasseneingaben protokolliert und nicht unerkannt verändert werden können.
- Auf einem Speichermedium werden die Einzel¬aufzeichnungen für die Dauer der gesetzlichen Auf¬bewahrungsfrist gespeichert.
- Eine einheitliche digitale Schnittstelle soll die Daten¬übertragung für Prüfungszwecke gewährleisten.
Für die TSE schreibt der Gesetzgeber kein bestimmtes System vor – wohl aber eine Zertifizierung durch das BSI. Es befinden sich zwar schon einige Hersteller (bzw. Aufsteller) in dem dafür notwendigen Zertifizierungsverfahren, erfolgreich durchlaufen hat das Verfahren bis Mitte November aber noch kein Kandidat. Den Nutzern bleibt also nichts Anderes übrig, als sich direkt an die Hersteller ihrer Kassensysteme zu wenden und sich nach der (voraussichtlichen) Verfügbarkeit einer ent¬sprechenden Sicherheitseinrichtung zu erkundigen.
Technisch funktioniert die TSE so, dass jeder Kassenvorgang an die Software geschickt wird – entweder via Internet in die Cloud oder auf den eingestöpselten USB-Stick – und dort einen Sicherheitsschlüssel erhält. Anschließend wird die Buchung archiviert und zurück an die Kasse gesendet. Die Verschlüsselung soll nachträgliche Veränderungen ausschließen.
Fazit
Wie schon eingangs angedeutet sind die Verschärfungen für elektronische Kassensysteme zum 01.01.2020 sehr umfangreich.
Besonders schwer ist es dazu, dass es für die Umsetzung in der Praxis im Sinne des Kassengesetzes nur wenig Erfahrungen gibt.
Wir haben exklusiv für unsere Mandanten eine TO-DO-Liste erstellt, die einen Überblick über die vier wichtigen Punkte gibt, die ab 2020 unbedingt im Hinblick auf elektronische Kasse zu beachten sind. Bei Interesse können Sie uns gerne kontaktieren – wir unterstützen Sie bei der Erfüllung der genannten Punkte.
Mit freundlichen Grüßen und den besten Wünschen für den Jahresendspurt.
Ihre Veronika Kogel
Steuerberaterin und Geschäftsführerin
Telefon: +49 8031 18040
Mail: veronika.kogel@lkc.de